A közelmúlt államreform törekvéseinek kormányzati részről a 2007-ben elindított Államreform Operatív Program adott elméleti és finanszírozási keretet. Ebben a nagyszabású szervezetfejlesztési programban szakembereink a Kőbányai Önkormányzat Polgármesteri Hivatala szervezetfejlesztési projektjében vettek részt.

A 2007-ben meghirdetett Államreform operatív program a közigazgatással szemben az alábbi 3 elvárást fogalmazta meg:

adófizetőként a minél olcsóbb működést várják el,
állampolgárként a (pl. kulturális, környezeti, szociális, települései) értékeik védelmét és a közjó előmozdítását igénylik,
ügyfélként pedig a gyors, egyszerű és megfizethető ügyintézést követelik meg.

Jól működik-e a belső irányítási mechanizmus? Mennyiben segíti a Hivatal működését? A felelősségi és hatáskörök racionálisan vannak leosztva és egymáshoz rendelve? Racionális a kiadmányozás és utalványozás jelenlegi rendje? Megfelelő mértékű-e? Mennyiben megalapozottak a hatáskör átadások? Jól megállapíthatóak és beazonosíthatóak a felelősségek?

 

A döntési mechanizmusok korszerűsítési igényének a hátterében gyakran az áll, hogy a Polgármesteri Hivatalban a döntési kompetenciák túlzottan koncentráltak a képviselőtestület hatáskörében, ami csökkenti a döntéstechnológia hatásosságát. A döntési eljárás lassú, körülményes, a döntés-előkészítés folyamatát nem támogatja kellően a hivatalon belüli kommunikáció. A stratégiai tervezés hiányosságai, a stratégiai menedzsment módszertanának nem megfelelő ismerete és alkalmazása hátráltatja a szervezet irányítását, a döntési mechanizmusok hatékony működtetését.

Gyakran hangoztatott kritika az önkormányzatok gazdálkodási mechanizmusainak jelenlegi működésével szemben, hogy párhuzamosságok állnak fenn, nehézkes a tervezés, hiányos az informatikai támogatás. Gyakran még a tervezés fázisában is módosulnak a prioritások, amik lehetetlenné teszik a konzisztens tervek kidolgozását.

Sok helyen a tervezési rendszer elavult, megfelelő informatikai támogatás hiányában a folyamat időigényes, nagy hibaszázalékkal működtethető. Sok a manuális hányad, és a későn felfedezett hibák jelentős károkat okoznak. A tervváltozatok, módosítások, terv - tény összehasonlítások kezelését a legtöbb helyen Excel alapon barkácsolt egyedi megoldások nagyon alacsony hatásfokkal tudják csak megoldani.

A gazdálkodási mechanizmus jelenlegi működésének sok helyütt kritikus területe az önkormányzat szakpolitikai prioritásai és a költségvetés készítés közötti tartalmi és eljárási kapcsolatok kialakítása.

 

Az állampolgárok hagyományosan az ügyfélszolgálaton keresztül kerülnek közvetlen kapcsolatba a Hivatallal, ezért az itt szerzett benyomásaik döntőek a Hivatal megítélése szempontjából. A gyors és szakszerű ügyintézés, a várakozási idők minimalizálása, az összehangolt front-office tevékenység nem csak az ügyfelek elégedettsége szempontjából fontos, de a költséghatékony és eredményes hivatali ügyintézés érdekében is.

 

Napjaink korszerű közigazgatási modellje a szolgáltató önkormányzat, amelynek középpontjában az ügyfél áll. Az önkormányzati tevékenységek érdekkörében megjelenő szereplők - a lakosság, a civil szféra, a vállalkozások, és maga az állam is - magas színvonalú szolgáltatásokat várnak, hiszen közvetve, vagy közvetlenül az adófizetők "állják a számlát". Másfelől a közigazgatási szervezetek működését számtalan jogszabály határozza meg, sőt maga az önkormányzat is jogszabály alkotó a neki delegált jogkörökben.